Übungsleiter- und Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26 und 26a EStG setzen voraus, dass die Tätigkeiten nebenberuflich ausgeübt werden. Beim Übungsleiterfreibetrag sind zudem nur pädagogische, künstlerische und pflegerische Tätigkeiten begünstigt. Die Nachweise, dass diese Voraussetzungen vorliegen, sind mit überschaubarem Aufwand zu erbringen.
Nachweispflicht liegt beim Verein
Die Nachweispflicht liegt aber grundsätzlich beim Verein wie ein Urteil des Landessozialgericht (LSG) Sachsen-Anhalt zeigt (Urteil vom 13.07.2023, L 3 BA 26/21). Im behandelten Fall beschäftigte ein Verein auf freiberuflicher Basis mehrere Mitarbeiter, die neben der Kursleitung auch Helfer- und Bürotätigkeiten übernahmen. Einen Nachweis der geleisteten Stunden mit entsprechenden Stundenzetteln führten die Mitarbeiter nur teilweise. Auch aus diesen ging aber nicht hervor, welche Tätigkeiten die Mitarbeiter jeweils ausübten. Teils wurden unklare Kürzel verwendet. Aus den geschlossenen Honorarverträgen ging lediglich die Stundenvergütung, nicht aber die wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit hervor. Sie sollte laut Vertrag wöchentlich zwischen Verein und Honorarkräften festgelegt werden. Die Mitarbeiter sollten monatlich rückwirkend einen Stundennachweis erstellen, aus dem die Arbeitsleistung für den Zeitraum hervorgeht.
Im Zuge einer Betriebsprüfung stellte die Deutsche Rentenversicherung Bund fest, dass weder eine selbstständige Tätigkeit vorgelegen hatte, noch der Verein die Voraussetzungen für den Übungsleiter- und Ehrenamtsfreibetrag nachgewiesen hatte. Entsprechend behandelte die Rentenversicherung die Vergütungen als sozialversicherungspflichtig.
Das Landessozialgericht stellt klar, dass die Regelungen zur Abführung von Gesamtsozialversicherungsbeiträgen und Umlagen die ordnungsgemäße Buchführung allein dem Arbeitgeber zuweisen. Es wäre dem Verein ohne weiteres möglich gewesen, den von den Honorarkräften gestellten Rechnungen die jeweils erbrachten Leistungen gegenüber zu stellen. Dabei war das Gericht bereit, auch überschlägige Nachweise zu akzeptieren.
Es war nicht plausibel, dass tatsächlich begünstigte pädagogische Tätigkeiten ausgeübt wurden, weil die abgerechneten Stunden teilweise außerhalb der Kernbetreuungszeit von Kindertagesstätte bzw. Schule geleistet wurden. Das LSG stellte dabei klar, dass ein Einzelnachweis erfolgen muss. Die bloße Tatsache, dass im Rahmen der Satzungszwecke und angebotenen Leistungen begünstigte Tätigkeiten vorliegen konnten, genügte ihm nicht.
Nachweispflichten überschaubar
Das Urteil des LSG zeigt, dass die Nachweispflichten bei der Nutzung des Übungsleiter und Ehrenamtsfreibetrags überschaubar sind. Nachgewiesen werden muss, dass die wöchentliche Arbeitszeit weniger als ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeittätigkeit beträgt (pauschal maxilmal 14 Stunden). Dabei wird die durchschnittliche Arbeitszeit im gesamten Beschäftigungszeitraum unterlegt. Eine gelegentliche Überschreitung des Zeitumfangs ist also kein Problem. Außerdem muss bei Nutzung des Übungsleiterfreibetrags dokumentiert werden, dass die Art der Tätigkeit inhaltlich den Anforderungen entspricht.
Mögliche Nachweise
1. Ein Arbeits- oder Honorarvertrag, aus dem die Art der Tätigkeit und die wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit hervorgehen. Werden verschiedene Tätigkeiten ausgeübt, die nicht alle begünstigt sind, müssen sie nach Stunden aufgeschlüsselt werden, damit für einen Teil der Vergütung der Freibetrag genutzt werden kann. Dabei muss natürlich sichergestellt sein, dass die Vereinbarungen tatsächlich auch so gelebt werden. Davon muss die Rentenversicherung Bund aber ausgeben, wenn die Dokumentation plausibel ist und von keinem der Beteiligten bestritten wird.
2. Kann der Zeitumfang vorab nicht festgelegt werden, müssen die Mitarbeiter Stundenaufstellungen vorlegen, aus denen hervorgeht, welche Tätigkeiten sie jeweils in welchem Stundenumfang ausgeübt haben. Das kann bei Honorarkräften auch im Rahmen der gestellten Rechnungen erfolgen.
Quelle: Website Soziokultur Niedersachsen