Anleitung und häufige Fragen für Organisationen

Für den Erhalt der Ehrenamtskarte gelten bestimmte Bedingungen:  Voraussetzungen für den Erhalt der Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen 

Wenn Sie im Vorstand oder Geschäftsführung einer Organisation tätig sind, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sie füllen das Online-Formular für den Antrag auf Registrierung aus und senden es ab. 
2. Sie erhalten eine E-Mail vom System mit der Bitte um Bestätigung Ihrer Antragstellung (Double-Opt-In). 
3. Ihr Antrag gelangt auf digitalem Wege zur zuständigen Kommune/Einrichtung. (Sie finden die dort zuständigen Ansprechpersonen in einer Datenbank)
4. Die Kommune prüft Ihren Antrag und gibt den Zugang zum Organisationsportal frei. Sie werden darüber per E-Mail informiert.
5. Nach der Freigabe durch die Kommune können Sie sich in das Organisationsportal einloggen.

Nach dem Login können Sie Anträge Ihrer Ehrenamtlichen prüfen und bestätigen oder selbst Anträge für Ihre Ehrenamtlichen auf den Weg bringen.

Empfehlung:
Verwenden Sie bitte möglichst genau den Namen der Organisation, der Ihren Ehrenamtlichen bekannt ist. Denken Sie daran: Dieser Name wird in einer Liste aller registrierten Organisationen veröffentlicht, aus der die Ehrenamtlichen bei der Antragstellung auswählen. Die Eindeutigkeit ist wichtig, um Verwechslungen zu vermeiden. 

In vielen Kommunen sind Menschen ehrenamtlich aktiv. Deshalb können sich Landkreise, Städte und Gemeinden als Organisation für die Ehrenamtskarte registrieren. Sie nehmen dann am digitalen Antragsverfahren für Ehrenamtskarte teil.

In vielen Fällen sind Kommunen mit der Freiwilligen Feuerwehr eng verbunden. Hier empfiehlt es sich zunächst intern zu klären, ob die Feuerwehr selbst oder die Kommune die Bestätigung der gestellten Anträge übernehmen soll. Danach ist es wichtig, die Freiwillige Feuerwehr unter ihrem jeweilige Namen zu registrieren, da dieser Name in der Liste der registrierten Organisationen für die Antragstellenden ausgewählt wird.

1. Freischaltung durch die Kommune
   Sobald die Kommune den Zugang für Ihre Organisation freigeschaltet hat, können Sie sich ins Organisationsportal einloggen.
    
2. Anmeldedaten verwenden
   • Verwenden Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Organisation.
   • Geben Sie das von Ihnen hinterlegte Passwort ein.

Sie können im Login-Formular für das Passwort einen Link anfordern, über den Sie das Passwort ändern können. 

a) Antrag durch eine ehrenamtliche Person über das Formular im FreiwilligenServer

1. Eine ehrenamtlich tätige Person stellt einen Antrag über den FreiwilligenServer. (Erstantrag oder Verlängerung)
2. Die Organisation wird vom System per E-Mail über das Vorliegen eines Antrags informiert.
3. Die Hauptkontaktperson loggt sich ein, ruft den Antrag auf und bestätigt ihn oder lehnt ihn ab.
4. Der Antrag wird an die zuständige Kommune gesendet. Er wird geprüft. Bei positiver Prüfung wird er frei gegeben.
5. Der Antrag wird an Niedersächsische Staatskanzlei gesendet. Dort wird die Karte gedruckt.
6. Die Karte wird von der Staatskanzlei an die Kommune gesendet.
7. Die Kommune sendet oder übergibt die Ehrenamtskarte an die ehrenamtlich tätige Person.

b) Antrag durch die Organisation (Formular im Organisationsportal)

1. Die Organisation füllt das Formular mit den Daten der ehrenamtlichen Person aus und sendet es ab.
2. Die ehrenamtliche Person erhält ein E-Mail mit einem Link.
3. Sie klickt auf den Link und sieht die Daten des für Sie gestarteten Antrags auf eine Ehrenamtskarte.
4. Die Person bestätigt den Antrag oder lehnt ihn ab. Bei Ablehnung wird der Antrag gelöscht.
5. Bei Bestätigung wird der Antrag an die zuständige Kommune gesendet. Bei positiver Prüfung wird er frei gegeben.
6. Der Antrag wird an Niedersächsische Staatskanzlei gesendet. Dort wird die Karte gedruckt.
7. Die Karte wird von der Staatskanzlei an die Kommune gesendet.
8. Die Kommune sendet oder übergibt die Ehrenamtskarte an die ehrenamtlich tätige Person.

Wenn Sie in Ihrer Organisation als Hauptkontaktperson hinterlegt sind, dürfen Sie selbstverständlich einen Antrag auf die Ehrenamtskarte für sich selbst stellen.

Aber: Sie dürfen natürlich nicht Ihren eigenen Antrag bestätigen. Das System verhindert dies automatisch, um eine objektive Bestätigung durch eine zweite Person sicherzustellen.

So läuft es ab:

1. Sie stellen den Antrag wie gewohnt über die App oder den Freiwilligenserver.
2. Das System erkennt, dass Sie die Hauptkontaktperson sind.
3. Ihr Antrag wird automatisch an die stellvertretende Kontaktperson Ihrer Organisation weitergeleitet.
4. Diese Person erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.
5. Sie ruft über den Link Ihren Antrag auf und bestätigt die Angaben.
6. Erst nach dieser Bestätigung wird Ihr Antrag an die zuständige Kommune weitergeleitet.

Wenn die stellvertretende Kontaktperson kein E-Mail vom System erhalten haben sollte, nehmen Sie bitte Kontakt mit der Redaktion auf: redaktion@regioonline.de

Direktlink zum Antragsformular für die Ehrenamtskarte

1. Bestätigung von Anträgen:

• Um eine Karte zu erhalten, müssen Ehrenamtliche die Voraussetzungen erfüllen.
• Die Bestätigung der ehrenamtlichen Tätigkeit durch die Organisation ist erforderlich, damit die Ehrenamtskarte vergeben werden kann.
• Sobald ein Antrag vorliegt, wird die Organisation per E-Mail informiert.
• DIe Hauptkontaktperson loggt sich in das Organisationsportal ein, ruft den Antrag auf und prüft, ob die Person für die Organisation ehrenamtlich tätig ist und ob die Angaben in dem Antrag richtig sind.
• Sobald die Bestätigung seitens der Organisation erfolgt, wird der Antrag digital an die zuständige Kommune weitergeleitet.

2. Initiierung von Anträgen:

• Eine Organisation kann Anträge für die Ehrenamtskarte für ehrenamtlich tätige Personen digital auf den Weg bringen.
• Nutzen Sie dafür das Organisationsportal im FreiwilligenServer.
• Öffnen Sie das entsprechende Online-Formular und füllen Sie es aus.
• Nach dem Absenden wird der Antrag digital an die ehrenamtlich tätige Person mit der Bitte um Zustimmung und Einwilligung in die Datenverarbeitung geschickt.
• Wenn die Person den Antrag bestätigt, wird dieser digital an die zuständige Kommune weitergeleitet, geprüft und weiter bearbeitet.
• Wird der Antrag abgelehnt, erfolgt automatisch die Löschung.

Im Organisationsportal finden Sie eine Übersicht über vorliegende Anträge von Ehrenamtlichen.

• Über einen Button können Sie die Daten eines neuen Antrags einsehen und prüfen.
• Sie haben die Option, den Antrag zu bestätigen oder abzulehnen.
• Bei Bestätigung wird der Antrag automatisch an die zuständige Kommune gesendet, und der Antragstellende wird per E-Mail über die Weiterleitung informiert.
• Bei Ablehnung erhält der Antragstellende ebenfalls eine Information per E-Mail, und der Antrag wird gelöscht.

Sie erhalten ein Informations-E-Mail. (Es wird an die E-Mail-Adresse der Organisation gesendet.)

In diesem Fall können die Ehrenamtlichen eine Bitte um Registrierung über den FreiwilligenServer an Ihre Organisation senden oder sich persönlich an die Organisation wenden. Eine digitale Antragstellung ist nur möglich, wenn die Organisation für das digitale Verfahren registriert ist.

Alternativ hält der FreiwilligenServer für diesen Fall auch die Möglichkeit vor, den Antrag auf manuellem / schritlichem Weg zu stellen: Die Ehrenamtlichen füllen ein Online-Formular aus und drucken es auf Papier aus. Sie unterschreiben es, lassen es von der Organisation unterschreiben und senden es auf dem Postwege an die zuständige Kommune. 

Sobald die Karte auf Seiten der Niedersächsischen Staatskanzlei für die Person gedruckt wurde, verändert sich der Status des Antrags im Organisationsportal auf dem FreiwilligenServer.

Die Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen wird für drei Jahre vergeben. Wenn die Person nicht länger für Ihre Organisation tätig ist und im Zuge eines Verlängerungsantrags eine andere Organisation angibt, so ändert sich der Status des Datensatzes. Er wird in Ihrem Organisationsportal gelöscht. 
Grundsätzlich behält eine Ehrenamtskarte ihre Gültigkeit bis zu ihrem Ablaufdatum.

Die Verlängerung einer Ehrenamtskarte erfolgt auf Initiative der Inhaberin oder des Inhabers der Ehrenamtskarte. Sie kann nicht über das Organisationsportal vorgenommen werden.

• Sobald ein Verlängerungsantrag gestellt wird, erhält die Organisation, die den Antrag bestätigen soll, ein Informations-E-Mail vom FreiwilligenServer.
• In diesem E-Mail wird über den Verlängerungsantrag informiert.
• Die Organisation kann sich dann in das System einloggen und den Antrag prüfen.
• Bei positiver Prüfung wird die Ehrenamtskarte verlängert und die Inhaberin oder der Inhaber erhält eine Benachrichtigung.

Wenn Sie die Daten der Organisation im Organisationsportal auf dem FreiwilligenServer ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. E-Mail-Adresse ändern: Wenn die E-Mail-Adresse der Organisation geändert wird, sendet das System an die neue E-Mail-Adresse einen Bestätigungslink. 
2. Bestätigung erforderlich: Die Aktivierung des Bestätigungslinks ist wichtig, um sicherzustellen, dass die neue E-Mail-Adresse korrekt ist und von der Organisation autorisiert wurde.