Organisationsportal: Hinweise und häufige Fragen

Für den Erhalt der Ehrenamtskarte gelten bestimmte Bedingungen:  Voraussetzungen für den Erhalt der Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen 

Wenn Sie im Vorstand oder Geschäftsführung einer Organisation tätig sind, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sie füllen das Online-Formular für den Antrag auf Registrierung aus und senden es ab. 
2. Sie erhalten eine E-Mail vom System mit der Bitte um Bestätigung Ihrer Antragstellung (Double-Opt-In). 
3. Ihr Antrag gelangt auf digitalem Wege zur zuständigen Kommune/Einrichtung. (Sie finden die dort zuständigen Ansprechpersonen in einer Datenbank)
4. Die Kommune prüft Ihren Antrag und gibt den Zugang zum Organisationsportal frei. Sie werden darüber per E-Mail informiert.
5. Nach der Freigabe durch die Kommune können Sie sich in das Organisationsportal einloggen.

Nach dem Login können Sie Anträge Ihrer Ehrenamtlichen prüfen und bestätigen oder selbst Anträge für Ihre Ehrenamtlichen auf den Weg bringen.

Empfehlung:
Verwenden Sie bitte möglichst genau den Namen der Organisation, der Ihren Ehrenamtlichen bekannt ist. Denken Sie daran: Dieser Name wird in einer Liste aller registrierten Organisationen veröffentlicht, aus der die Ehrenamtlichen bei der Antragstellung auswählen. Die Eindeutigkeit ist wichtig, um Verwechslungen zu vermeiden. 

a) Antrag durch eine ehrenamtliche Person über das Formular im FreiwilligenServer

1. Eine ehrenamtlich tätige Person stellt einen Antrag über den FreiwilligenServer. (Erstantrag oder Verlängerung)
2. Die Organisation wird vom System per E-Mail über das Vorliegen eines Antrags informiert.
3. Die Hauptkontaktperson loggt sich ein, ruft den Antrag auf und bestätigt ihn oder lehnt ihn ab.
4. Der Antrag wird an die zuständige Kommune gesendet. Er wird geprüft. Bei positiver Prüfung wird er frei gegeben.
5. Der Antrag wird an Niedersächsische Staatskanzlei gesendet. Dort wird die Karte gedruckt.
6. Die Karte wird von der Staatskanzlei an die Kommune gesendet.
7. Die Kommune sendet oder übergibt die Ehrenamtskarte an die ehrenamtlich tätige Person.

b) Antrag durch die Organisation (Formular im Organisationsportal)

1. Die Organisation füllt das Formular mit den Daten der ehrenamtlichen Person aus und sendet es ab.
2. Die ehrenamtliche Person erhält ein E-Mail mit einem Link.
3. Sie klickt auf den Link und sieht die Daten des für Sie gestarteten Antrags auf eine Ehrenamtskarte.
4. Die Person bestätigt den Antrag oder lehnt ihn ab. Bei Ablehnung wird der Antrag gelöscht.
5. Bei Bestätigung wird der Antrag an die zuständige Kommune gesendet. Bei positiver Prüfung wird er frei gegeben.
6. Der Antrag wird an Niedersächsische Staatskanzlei gesendet. Dort wird die Karte gedruckt.
7. Die Karte wird von der Staatskanzlei an die Kommune gesendet.
8. Die Kommune sendet oder übergibt die Ehrenamtskarte an die ehrenamtlich tätige Person.

Wenn die Kommune den Zugang frei geschaltet hat, können Sie sich in das Organisatonsportal auf dem FreiwilligenServer einloggen. Sie verwenden dafür die E-Mail-Adresse der Organisation und das von Ihnen hinterlegte Passwort.

 Das digitale Antragsverfahren bietet für Organisationen zwei Möglichkeiten:

1. Die Bestätigung von Anträgen
2. Das Initiieren von Anträgen für Ehrenamtliche, die für die Organisation tätig sind.

1. Bestätigung von Anträgen

Ehrenamtliche haben die Möglichkeit, über das Online-Formular im FreiwilligenServer die Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen digital zu beantragen. Um eine Karte zu erhalten, müssen Ehrenamtliche die Voraussetzungen erfüllen.
Damit die Ehrenamtskarte vergeben werden kann, ist die Bestätigung der ehrenamtlichen Tätigkeit durch die Organisation erforderlich. Sobald die Bestätigung von dort erfolgt, wird der Antrag digital an die zuständige Kommune weiter geleitet.  

2. Initiieren von Anträgen

Sie können als Organisation Anträge für die Ehrenamtskarte für ehrenamtlich tätige Personen digital auf den Weg bringen. Sie nutzen dafür das Organisationsportal im FreiwilligenServer. Dort können Sie ein entsprechendes Online-Formular öffnen und es ausfüllen. Mit dem Absenden wird es digital an die ehrenamtlich tätige Person zur Prüfung geschickt.  Wenn die Person den Antrag bestätigt, wird dieser digital an zuständige Kommune geleitet, geprüft und weiter bearbeitet. Wird der Antrag abgelehnt, wird er automatisch gelöscht.

Wo kann ich die Daten aus einem Antrag prüfen?
Im Organisationsportal erhalten Sie eine Übersicht über vorliegende Anträge von Ehrenamtlichen. Über einen Button können Sie die Daten eines neuen Antrags einsehen und prüfen. Sie können ihn bestätigen oder ablehnen. Wenn Sie den Antrag bestätigen, wird er automatisch an die zuständige Kommune gesendet. Der Antragstellende wird per E-Mail über die Weiterleitung informiert.
Wenn Sie den Antrag ablehnen, erhält der Antragstellende darüber ebenfalls eine Information per E-Mail und der Antrag wird gelöscht. 

Als eingetragene Hauptkontaktperson für die Ehrenamtskarte dürfen Sie Ihren eigenen Antrag nicht bestätigen. Das Online-System ist so eingerichtet, dass die Bestätigung Ihrer Daten über die stellvertretende Kontaktperson erfolgt.

Bitte verfahren Sie wie folgt:

• Füllen Sie das Antragsformular im FreiwilligenServer aus. (Eine Antragstellung über das Formular im Organisationsportal ist nicht möglich.)
• Das System erkennt anhand der eingegebenen Daten die Hauptkontaktperson.
• Nach dem Absenden des Formulars erhält die stellvertretende Kontaktperson ein E-Mail vom System.
• In dem E-Mail ist ein Link, über den der Antrag der Hauptkontaktperson von ihr aufgerufen und bestätigt werden kann.
• Nach der Bestätigung wird der Antrag an die zuständige Kommune zur Bearbeitung weiter geleitet.

So erhalten Sie als Hauptkontaktperson Ihre Ehrenamtskarte. 

Sie können im Login-Formular für das Passwort einen Link anfordern, über den Sie das Passwort ändern können. 

Sie erhalten ein Informations-E-Mail. (Es wird an die E-Mail-Adresse der Organisation gesendet.)

In diesem Fall können die Ehrenamtlichen eine Bitte um Registrierung über den FreiwilligenServer an Ihre Organisation senden oder sich persönlich an die Organisation wenden. Eine digitale Antragstellung ist nur möglich, wenn die Organisation für das digitale Verfahren registriert ist.

Alternativ hält der FreiwilligenServer für diesen Fall auch die Möglichkeit vor, den Antrag auf manuellem / schritlichem Weg zu stellen: Die Ehrenamtlichen füllen ein Online-Formular aus und drucken es auf Papier aus. Sie unterschreiben es, lassen es von der Organisation unterschreiben und senden es auf dem Postwege an die zuständige Kommune. 

Nein, die Teilnahme am Digitalen Verfahren für die Ehrenamtskarte ist kostenlos. 

Sie können die Daten der Organisation im Organisationsportal auf dem FreiwilligenServer ändern. Wenn die E-Mail-Adresse der Organisation geändert wird, wird vom System an die neue E-Mail-Adresse ein Link zur Bestätigung der neuen Adresse gesendet. Er muss unbedingt aktiviert werden.

Sobald die Karte auf Seiten der Niedersächsischen Staatskanzlei für die Person gedruckt wurde, verändert sich der Status des Antrags im Organisationsportal auf dem FreiwilligenServer.

Die Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen wird für drei Jahre vergeben. Wenn die Person nicht länger für Ihre Organisation tätig ist und im Zuge eines Verlängerungsantrags eine andere Organisation angibt, so ändert sich der Status des Datensatzes. Er wird in Ihrem Organisationsportal gelöscht. 

Die Verlängerung einer Ehrenamtskarte geht von der Inhaberin oder dem Inhaber der Ehrenamtskarte aus. Sobald ein Verlängerungsantrag gestellt wird, erhält die Organisation ein Informations-E-Mail vom FreiwilligenServer. Sie kann sich dann einloggen und den Antrag prüfen.

Inhabende einer Juleica-Card geben Ihre Ausweis-Nummer ein und laden eine Kopie des Ausweises hoch. Wenn die Ausweis-Daten der Richtigkeit entsprechen, sind die Nachweis-Anforderungen erfüllt.

In vielen Kommunen sind Menschen ehrenamtlich aktiv. Deshalb können sich Landkreise, Städte und Gemeinden als Organisation für die Ehrenamtskarte registrieren. Sie nehmen dann am digitalen Antragsverfahren für Ehrenamtskarte teil.

In vielen Fällen sind Kommunen mit der Freiwilligen Feuerwehr eng verbunden. Hier empfiehlt es sich zunächst intern zu klären, ob die Feuerwehr selbst oder die Kommune die Bestätigung der gestellten Anträge übernehmen soll. Danach ist es wichtig, die Freiwillige Feuerwehr unter ihrem jeweilige Namen zu registrieren, da dieser Name in der Liste der registrierten Organisationen für die Antragstellenden ausgewählt wird.