Niedersächsische Ehrenamtskarte - Erklärung zum Datenschutz

Sehr geehrte Nutzerinnen und Nutzer,

der Online-Antrag für die niedersächsische Ehrenamtskarte ist eine Dienstleistung der Niedersächsischen Staatskanzlei in Zusammenarbeit mit den teilnehmenden Kommunen in Niedersachsen.

Die niedersächsische Ehrenamtskarte ist Ausdruck öffentlicher Anerkennung und Würdigung des freiwilligen Engagements und ist der Dank an die Aktiven, die sich in besonderer Weise für das Gemeinwohl einsetzen. Mit der Karte sind Vergünstigungen und Form von Rabattierungen und Verlosungen verbunden, an denen die Karteninhaber und -inhaberinnen teilnehmen können. Für den Erhalt der Karte muss der Umfang des bürgerschaftlichen Engagements wöchentlich mindestens fünf Stunden bzw. 250 Stunden im Jahr betragen und seit mindestens drei Jahren bestehen.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen benötigen, wie die Daten verwendet werden, welche Rechte Sie haben, an wen die Daten weitergegeben werden und welche Sicherungsmaßnahmen zum Schutz dieser Daten getroffen werden.

I. Datenverarbeitung

Die Antragstellung erfolgt über ein Web-Formular. Mit Ihrem Antrag vertrauen Sie uns folgende personenbezogenen Daten an:

• Name
• Vorname
• Geschlecht
• Geburtsdatum (freiwillige Angabe)
• Adresse
• Telefonnummer (freiwillige Angabe)
• E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe)
• Auskunft über Erhalt von Aufwandsentschädigungen
• zeitlicher Einsatz und Einsatzort der ehrenamtlichen Arbeit
• IP-Adresse

Bei der Übermittlung und Speicherung Ihrer im Online-Verfahren eingegebenen Antragsdaten treffen wir Sicherheitsvorkehrungen, durch die wir insbesondere die Unversehrtheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten sicherstellen. Die elektronische Kommunikation zwischen Ihrem Internet-Browser und unserem Server wird durch den Einsatz eines Verschlüsselungsverfahrens (Secure Sockets Layer – SSL) gesichert. Dass eine SSL-Verbindung besteht, erkennen Sie am ersten Teil der angezeigten Internetadresse (ändert sich von http in https) sowie ggf. an einem Symbol in der Statuszeile Ihres Browsers.

In unserem Online-Formular werden Sie ausschließlich und zweckgebunden nur nach Informationen gefragt, die wir im Rahmen der Antragsbearbeitung und nach der Vergabe der Ehrenamtskarte an Sie benötigen. Rechtsgrundlage für die Erhebung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Auf Ihre Daten wird nur durch hierzu ausdrücklich ermächtigte Beschäftigte zugegriffen.

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden in einer Datenbank gespeichert und der für Sie zuständigen Kommune zugeordnet. Gleichzeitig wird aus dem Online-Formular eine PDF-Datei generiert, welche auszudrucken ist. Ergänzend dazu erhalten Sie ein weiteres Formular als PDF ebenfalls zum Ausdruck, welches zur Bestätigung des ehrenamtlichen Engagements bei der jeweiligen Organisation dient. (Insofern Sie bei mehreren Organisationen aktiv sind, besteht die Möglichkeit zum Ausdruck weiterer PDF-Vorlagen.)
Sobald diese PDF Dateien in schriftlicher Form und unterzeichnet bei der für Sie zuständigen Kommune vorliegen, wird Ihr Antrag von dieser geprüft. Bei positivem Ergebnis findet die weitere Verarbeitung Ihrer Daten statt. Hierfür werden Ihre Daten der Niedersächsischen Staatskanzlei für die erforderlichen Schritte zur Erstellung Ihrer Karte zugänglich gemacht. Ihre Ehrenamtskarte wird seitens der Staatskanzlei gedruckt, an die jeweilige Kommune geschickt und von dort an Sie übergeben.

Im Zuge der Antragsstellung können Sie wählen, ob Sie bestimmte Services, die mit dem Besitz der Karte verbunden sind, in Anspruch nehmen möchten. Dazu zählt der Erhalt einer Ablauferinnerung Ihrer Karte ebenso wie die regelmäßige Information über Verlosungen und Vergünstigungen im Rahmen eines Newsletters. Sofern Sie diesen Services im Einzelnen oder insgesamt zustimmen, erfolgt eine Verarbeitung Ihrer Daten mit dem Zweck, die gewünschten Services für Sie umzusetzen. Sie haben das Recht, diese Services einzeln oder insgesamt jederzeit zu widerrufen.

II. Speicherdauer

1. Speicherdauer bei Erhalt der Niedersächsischen Ehrenamtskarte

Wir speichern die persönlichen Daten, die Sie bei der Antragstellung zur Niedersächsischen Ehrenamtskarte angegeben haben für die Dauer der Gültigkeit der Karte. Die Daten werden sechs Monate nach Ablauf der Gültigkeit Ihrer Karte gelöscht, es sei denn, Sie haben einen Verlängerungsantrag gestellt und dieser wurde bewilligt. Wenn Sie in Ihrem Antrag ausdrücklich der weiteren Datenverwendung für konkrete Zwecke zugestimmt haben, wie dargestellt dem Erhalt des Newsletters des FreiwilligenServers, dem Erhalt einer Ablauferinnerung für Ihre Karte und darüber hinaus gegebenenfalls an Verlosungen teilnehmen, werden Ihre Daten jeweils nur für die beschriebenen Zwecke verwendet.

2. Speicherdauer bei Ablehnung/bei nicht weiterer Beantragung

Sofern Sie das Online-Formular ausgefüllt haben, jedoch den Antrag anschließend nicht in Papierform unterschrieben mit der entsprechenden Bestätigung von Seiten der entsprechenden Organisation innerhalb von sechs Monaten einreichen, werden Ihre Daten nach Ablauf dieser Frist aus Sicherheitsgründen gelöscht. Ihre Daten werden frühestens dann nicht mehr benötigt und gelöscht, wenn über die Berechtigung zum Erhalt der Niedersächsischen Ehrenamtskarte negativ entschieden wurde.

III. Name und Anschrift des Verantwortlichen und der Datenschutzbeauftragten auf Landesebene

Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen auf Seiten der Landesregierung:

Niedersächsische Staatskanzlei
Planckstraße 2
30169 Hannover
Tel.: 0511 / 120 69 11
E-Mail: Poststelle@stk.niedersachsen.de
Internet: www.stk.niedersachsen.de

Den Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen erreichen Sie unter:
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Planckstraße 7
30169 Hannover
Tel.: 0511 / 120 69 18
E-Mail: datenschutzbeauftragter@stk.niedersachsen.de
Internet: www.stk.niedersachsen.de

IV. Name und Anschrift des Verantwortlichen und der Datenschutzbeauftragten auf kommunaler Ebene

Da die Datenverarbeitung jeweils auch auf Ebene der teilnehmenden Kommunen statt findet, haben wir eine Liste angelegt, in der Sie den Datenschutzbeauftragten der jeweils für Sie zuständigen Kommune im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung finden.

Download: Liste der kommunalen Datenschutzbeauftragten

V. Rechte der Betroffenen

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffen im Sinne der DSGVO, und es stehen Ihnen folgende Rechte gem. Art. 15 ff DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunft

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

2. Berichtigung

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

3. Löschung

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden und die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Archivvorschriften einer Löschung nicht entgegenstehen.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung, ob dem Widerspruch stattgegeben werden kann.

5. Datenübertragbarkeit

Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, die uns aufgrund Ihrer Einwilligung freiwillig zur Verfügung gestellten und elektronisch verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinen-lesbaren Format zu erhalten, sodass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen zur Verfügung stellen können.

6. Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit im Rahmen der Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen:
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 / 120 45 00
Telefax: 0511 / 120 45 99
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Vertretungsberechtigt:
Dr. Christoph Lahmann, Stellvertreter der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen