Datenschutzerklärung Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen

Sehr geehrte Nutzerinnen und Nutzer,

die Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen ist eine Dienstleistung der Niedersächsischen Staatskanzlei in Zusammenarbeit mit der Senatskanzlei Bremen und den teilnehmenden Kommunen in Niedersachsen. Der technische Betrieb der Plattform erfolgt durch die Betreibergesellschaft RegioOnline mbH als Auftragsverarbeiterin im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Die Ehrenamtskarte ist Ausdruck öffentlicher Anerkennung und Würdigung des freiwilligen Engagements und der Dank an die Aktiven, die sich in besonderer Weise für das Gemeinwohl einsetzen. Mit der Karte sind Vergünstigungen in Form von Rabattierungen und Verlosungen verbunden, an denen die Karteninhaberinnen und Karteninhaber teilnehmen können.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen benötigen, wie diese Daten verwendet werden, welche Rechte Ihnen zustehen, an wen die Daten weitergegeben werden und welche Sicherungsmaßnahmen zum Schutz dieser Daten getroffen werden.

I. Datenverarbeitung

Die Antragstellung erfolgt über ein Web-Formular. Mit Ihrem Antrag vertrauen Sie uns folgende personenbezogene Daten an:

• Name
• Vorname
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Auskunft über den Erhalt und ggf. die Höhe einer Aufwandsentschädigung
• Zeitlicher Umfang der ehrenamtlichen Tätigkeit
• Angaben zur Organisation, bei der das Ehrenamt ausgeübt wird

• Bestätigung des ehrenamtlichen Engagements durch die Organisation

  Folgende Angaben sind freiwillig; Ihnen entstehen keine Nachteile, wenn Sie hierauf verzichten:

• Telefonnummer

• Einsatzfelder bzw. Schwerpunkte sowie eine Beschreibung der ehrenamtlichen Tätigkeit

  Zusätzlich wird bei jedem Aufruf des Web-Formulars automatisiert Ihre IP-Adresse verarbeitet.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit die Verarbeitung der Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe der Niedersächsischen Staatskanzlei bzw. der beteiligten Kommunen dient, stützt sie sich zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen landesrechtlichen Vorschriften zur Förderung des Ehrenamts.

Sicherheit der Datenübertragung und -speicherung

Bei der Übermittlung und Speicherung Ihrer im Online-Verfahren eingegebenen Antragsdaten treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, durch die wir insbesondere die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten sicherstellen. Dazu gehören unter anderem:

• Verschlüsselung der elektronischen Kommunikation zwischen Ihrem Internet-Browser bzw. der App und unserem Server durch ein Transportverschlüsselungsverfahren (TLS/SSL) – erkennbar an „https“ in der Adresszeile sowie am entsprechenden Symbol in der Statuszeile Ihres Browsers,
• ein abgestuftes Berechtigungskonzept, sodass auf Ihre Daten ausschließlich hierzu ausdrücklich ermächtigte Beschäftigte zugreifen können,
• regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der eingesetzten Systeme,
• vertragliche Verpflichtung aller eingebundenen Auftragsverarbeiter auf die Einhaltung des Datenschutzes.

In unserem Online-Formular werden Sie ausschließlich und zweckgebunden nur nach Informationen gefragt, die wir im Rahmen der Antragsbearbeitung und nach Vergabe der Ehrenamtskarte an Sie benötigen.

Antragsverfahren

Sie können den Antrag auf eine Ehrenamtskarte rein digital oder in einem digital-analogen (hybriden) Verfahren stellen. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden in einer Datenbank gespeichert und der für Sie zuständigen Kommune zugeordnet. Wenn Sie den Antrag über die Ehrenamtskarten-App stellen, wird er im digitalen Verfahren bearbeitet.

Digitales Verfahren
Beim digitalen Verfahren werden die von Ihnen eingegebenen Daten zunächst an die von Ihnen ausgewählte Organisation übermittelt. Ausgewählt werden können nur Organisationen, die sich zuvor bei der zuständigen Kommune für das digitale Verfahren registriert haben. Sobald die Organisation die Richtigkeit Ihrer Angaben bestätigt hat, erfolgt die Weiterleitung an die zuständige Gebietskörperschaft (Kommune) zur Prüfung.

Hybrides Verfahren
Wenn Sie den Antrag im hybriden (analog-schriftlichen) Verfahren stellen, wird aus dem Online-Formular eine PDF-Datei erzeugt, die Sie ausdrucken. Ergänzend erhalten Sie ein weiteres PDF-Formular zum Ausdruck, das der Bestätigung Ihres ehrenamtlichen Engagements durch die jeweilige Organisation dient.

Bei positivem Ergebnis der Prüfung durch die Kommune wird Ihre Antragstellung an die Niedersächsische Staatskanzlei zur Erstellung Ihrer Karte weitergeleitet. Die Karte wird von der Staatskanzlei gedruckt, an die zuständige Kommune versendet und dort an Sie ausgehändigt.

Im Zuge der Antragstellung können Sie auswählen, ob Sie bestimmte mit dem Kartenbesitz verbundene Services in Anspruch nehmen möchten. Dazu zählen eine Ablauferinnerung für Ihre Karte sowie der Erhalt eines Newsletters. Stimmen Sie diesen Services einzeln oder insgesamt zu, erfolgt eine entsprechende Verarbeitung Ihrer Daten zur Umsetzung des jeweiligen Services. Sie können diese Zustimmung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass dies die übrige Antragsbearbeitung berührt.

Registrierung als Organisation

Die Registrierung einer Organisation ist Voraussetzung für die Durchführung des digitalen Verfahrens. Im Zuge der Registrierung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Hauptkontaktperson: Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Stellvertretende Kontaktperson: Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

Mit der Registrierung für das digitale Verfahren stimmt die Organisation zu, dass die zuständige Kommune im Rahmen von Kommunikationsmaßnahmen zum Ehrenamt Kontakt mit ihr aufnehmen darf.

II. Empfänger der Daten

Je nach gewähltem Verfahren geben wir Ihre Daten an folgende Stellen weiter, soweit dies für die Antragsbearbeitung und Kartenausstellung erforderlich ist:

• die von Ihnen ausgewählte Organisation (zur Bestätigung Ihres Engagements, nur beim digitalen Verfahren),
• die für Sie zuständige Kommune (zur Prüfung und Bewilligung des Antrags),
• die Niedersächsische Staatskanzlei (zur Erstellung und zum Druck der Karte),
• Betreibergesellschaft RegioOnline mbH als technische Betreiberin der Plattform, ausschließlich zur Erbringung des Hostings und des technischen Betriebs, im Auftrag und nach Weisung der Niedersächsischen Staatskanzlei.

Eine Übermittlung an weitere Dritte oder in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

III. Speicherdauer

1. Speicherdauer bei Erhalt der Niedersächsischen Ehrenamtskarte

Wir speichern die bei der Antragstellung angegebenen personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Bearbeitung Ihres Antrags sowie für die Ausgabe und Verwaltung Ihrer Ehrenamtskarte erforderlich ist, längstens jedoch bis zum Ablauf der Gültigkeit Ihrer Karte zuzüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Haben Sie der weiteren Datenverwendung für konkrete Zwecke ausdrücklich zugestimmt – etwa dem Erhalt des Newsletters des FreiwilligenServers, einer Ablauferinnerung für Ihre Karte oder der Teilnahme an Verlosungen –, werden Ihre Daten für die Dauer dieser Zustimmung, längstens jedoch bis zu deren Widerruf, für die genannten Zwecke verwendet.

2. Speicherdauer bei Ablehnung oder Nichtweiterverfolgung des Antrags

• Schriftlicher Antrag: Füllen Sie das Online-Formular aus, reichen den Antrag jedoch nicht innerhalb von sechs Monaten unterschrieben und mit der Bestätigung der jeweiligen Organisation ein, werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für den genannten Zweck nicht mehr benötigt werden. Dies ist spätestens der Fall, sobald über die Berechtigung zum Erhalt der Niedersächsischen Ehrenamtskarte negativ entschieden wurde oder die Sechsmonatsfrist verstrichen ist.
• Digitaler Antrag: Wird Ihr digital gestellter Antrag von der Organisation nicht bestätigt oder von der Kommune nicht genehmigt, werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck weiterer Klärungen nicht mehr benötigt werden.

IV. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte

1. Verantwortliche auf Landesebene

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Niedersächsische Staatskanzlei
Planckstraße 2
30169 Hannover
Tel.: 0511 / 120 69 11
E-Mail: Poststelle@stk.niedersachsen.de
Internet: www.stk.niedersachsen.de

Den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Niedersächsischen Staatskanzlei erreichen Sie unter:

Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Planckstraße 7
30169 Hannover
Tel.: 0511 / 120 69 18
E-Mail: datenschutzbeauftragter@stk.niedersachsen.de
Internet: www.stk.niedersachsen.de

2. Technische Betreiberin

Für den technischen Betrieb der Plattform als Auftragsverarbeiterin im Sinne von Art. 28 DSGVO ist zuständig: Betreibergesellschaft RegioOnline mbH, Hannover

3. Verantwortliche auf kommunaler Ebene

Da die Datenverarbeitung auch auf Ebene der teilnehmenden Kommunen erfolgt, finden Sie die Kontaktdaten der jeweils für Sie zuständigen kommunalen Datenschutzbeauftragten in der folgenden Liste:
Download: Liste der kommunalen Datenschutzbeauftragten

V. Rechte der betroffenen Personen

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der DSGVO, und Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:

1. Auskunft

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten sowie über die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

2. Berichtigung

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten sowie – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung – die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

3. Löschung

Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, insbesondere wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Archivierungspflichten entgegenstehen.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegt, etwa wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und die Prüfung noch nicht abgeschlossen ist.

5. Datenübertragbarkeit

Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns aufgrund einer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags bereitgestellt haben und die automatisiert verarbeitet werden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben zudem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder – soweit technisch machbar – durch uns übermitteln zu lassen.

6. Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO). Werden Ihre Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie der Verarbeitung zu diesem Zweck jederzeit widersprechen.

7. Widerruf einer Einwilligung

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde ist der Niedersächsische Landesbeauftragte für den Datenschutz:

Denis Lehmkemper
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120 45 00
Telefax: 0511 120 45 99
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Vertretungsberechtigt: Dr. Christoph Lahmann, Stellvertreter des Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen